12 ações para turbinar os resultados de times virtuais



Tenho liderado times virtuais e remotos há mais de 15 anos.


Em pequenas e grandes empresas. Venho trabalhando com Profissionais distribuídos em cidades aqui da América Latina e diferentes partes do Mundo.


Apesar do trabalho remoto só crescer, muitos gestores ainda insistem em utilizar a forma tradicional de liderar equipes para este nova realidade.


Esse é um outro mundo, que demanda formas muito diferentes de operar.


E muitos lideres acabam encontrando barreiras nessa tarefa e se questionando:


Como superar esse desafio?


Como criar equipes de alta performance que trabalham à distância?


Como se livrar do vício do microgerenciamento?


Como entregar resultados extraordinários mesmo com a equipe sem se ver presencialmente?


Dá para escrever um livro sobre isso, mas o fato é que liderar e trabalhar com sucesso com equipes distribuídas em outras cidades demandam HABILIDADES EXTRAS de qualquer profissional.


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Um Exemplo Pessoal


Há 10 anos, tive a oportunidade de liderar um projeto global para unificar todos os Programas de Desenvolvimento de Líderes que existiam em mais de 100 países de uma das maiores empresas de tecnologia do mundo.


No time, profissionais distribuídos em diferentes cidades nos EUA, Alemanha, Itália, Finlândia, Alemanha, Polônia, China, Emirados Árabes, China e Índia.


Passando pela criação, desenvolvimento e execução do projeto, este time jamais se encontrou fisicamente.


A propósito, como você verá a seguir, um encontro presencial pode ser crucial para o sucesso de um projeto (em especial para culturas que valorizam o relacionamento).


Mas, por conta do orçamento limitado naquele momento, tivemos este desafio adicional. Não tivemos a oportunidade de nos encontrar fisicamente.


E olha que estamos falando de 10 anos atrás.

Do ponto de vista tecnológico, uma eternidade.


O Iphone e os smartphones estavam engatinhando.


Já existiam Webex, Email, Chats, Skype, entre outras boas ferramentas de colaboração.

Mas, todas essas tecnologias estavam praticamente surgindo...


Temos hoje muito mais ferramentas.


E além do desafio tecnológico, tínhamos o desafio adicional de trabalhar com profissionais de DIFERENTES CULTURAS, em diferentes FUSOS HORÄRIOS e sem ter nos conhecido pessoalmente.


Entretanto, os desafios se transformaram em grandes motivadores para desenharmos uma estratégia para maximizarmos o conhecimento e a participação de todos através do poder da tecnologia.


Resultado Final dessa jornada de liderança e colaboração virtual?


Um Programa de Desenvolvimento para todos os níveis de lideranças criado e desenvolvido em apenas 6 meses e multiplicado em mais de 100 países em menos de 1 ano e meio.


Depois dessa experiência, liderei equipes e outros projetos com pessoas de diferentes países.


Isso obviamente me ajudou muito a criar a minha forma de turbinar os resultados de um time virtual.


***


Mas como é possível este tipo de resultado em um time virtual?


Como fazer com que uma equipe distribuída em diferentes cidades (ou até países) produza os resultados que a sua organização precisa?


Compartilho com vocês abaixo um pouco dos elementos que acredito que foram fundamentais para o sucesso deste e de outros projetos e times virtuais que tive a oportunidade de liderar nos últimos anos...


Vamos lá!


***


1) Pra começar, conheça MUITO BEM os integrantes do time.


Invista fortemente nos primeiros contatos com cada pessoa.

Faça reuniões individuais com cada um deles.


Conheça suas fortalezas, suas experiências, aquilo que cada um está trazendo de único para o projeto.


É seu dever como líder ter a clareza do tipo de atividade onde cada integrante vai conseguir dar o seu melhor.


Vale a pena inclusive utilizar assessments para mapear o perfil de cada um no time e como cada um se complementará nas suas atividades.


Entenda também todas as experiências passadas de cada um deles.


Como o que eles fizeram de espetacular em outras empresas ou posições que poderá ser útil para os novos desafios que virão?



2) Co-construa objetivos verdadeiramente desafiadores, de curta duração e que sejam muito bem claros e definidos para cada um dos membros da equipe.


Defina claramente papéis, responsabilidades e o resultado que você espera do trabalho de cada um dos integrantes de sua equipe.


Estabeleça com cada um deles um prazo desafiador (e factível) para que os objetivos sejam entregues.


Isso vai evitar umas das coisas mais estressantes para quem integra uma equipe (seja virtual ou não): o microgerenciamento por parte do líder.


Se o objetivo for realmente desafiador, não vai ter jeito: o profissional vai precisar trabalhar MUITO para entregar.


Então, desencana do microgerenciamento. E foque na realização com QUALIDADE das atividades.



3) Tenha a certeza que todos os integrantes da equipe conhecem e sabem utilizar MUITO BEM todas as ferramentas de colaboração virtual.


Assim, todos podem interagir frequentemente entre si e também com você para discutir soluções e resolver problemas mesmo não estando fisicamente presentes.


O que não faltam são ferramentas de colaboração no mercado.


O Slack, para reduzir a troca de emails e participação em diversas reuniões para tomar uma decisão.


O Trello, uma ferramenta super visual, com uma estrutura de quadros com listas de tarefas disponibilizadas em cartões.


O Whatsapp, para criar um grupo para otimizar o fluxo de informações.


O Google Docs para desenvolver documentos de forma colaborativa sem precisar ficando email de um lado e pro outro.


O Basecamp, se precisar de um gerenciador de projetos eficaz para utilizar de forma remota.


E ferramentas de Video conferencias como o Zoom, Google Hangouts, Webex, GotoMeeting...


A propósito: procure usar SEMPRE a video-conferência.


Ela é muito mais efetiva do que apenas uma reunião utilizando o áudio.


Com o vídeo, as pessoas tendem a não se dispersar tanto.


O vídeo, combinado a outras dicas que você verá a seguir, vai maximizar o desempenho e a efetividade de seu time virtual.



5) Se possível, reúna a equipe fisicamente de tempos em tempos


Quando possível, reúna a equipe para celebrar conquistas, definir novos objetivos, compartilhar melhores práticas, aprender com os erros, debater novas ideias, resolver problemas, identificar soluções, etc.



6) Desenvolva suas habilidades de comunicação e de seu time.


Concisão e objetividade são fundamentais quando lideramos equipes com profissionais distribuídos em diferentes lugares.


Não tente fazer uma apresentação no estilo "monólogo" por mais de 10 minutos com seu time por telefone ou por vídeo conferência.


Tudo que você vai conseguir são pessoas fazendo outra coisa enquanto você estiver falando.



7) Muita atenção às diferenças culturais.


Se você estiver trabalhando com profissionais de outros países, é muito importante entender como cada cultura percebe (e valoriza) os diferentes canais de comunicação, além da forma com que você se comunica.


Por exemplo: quando status e hierarquia são importantes em uma cultura, é possível que o email seja até considerado um formato eficiente para que você inicialmente se apresente do que um call.


Por outro lado, em culturas onde a relação pessoal é importante (como nós, brasileiros e latinos, de uma forma geral) fazer o mesmo pode ser considerado impessoal e até um pouco grosseiro.


Outros aspectos interessantes do ponto de vista de cultura se referem à estilos de tomada de decisão, liderança, comunicação.


O importante para o líder e para os integrantes do time neste momento é ter a capacidade de supender o julgamento.


A pessoa mais introspectiva e que inicialmente não contribui na reunião pode ser aquela que será a mais criativa e a que detém o maior conhecimento sobre um assunto.


Se não der espaço para todos, você poderá perder um ativo fundamental para o sucesso do seu projeto.



8) Respeito aos fusos horários.


Essa dica é bem óbvia, mas há líderes de equipes e de projetos que "esquecem" que um profissional que atua na Califórnia pode ter até 6 horas de diferença de fuso horário do Brasil.


Um outro na Ásia, pode ter uma diferença de 12 horas.

Você gostaria de atender a uma reunião às 2h da manhã?


Então... dependendo do tamanho e dispersão do grupo, é possível que você tenha que negociar os horários das reuniões com o time ou dividir o time em dois sub-equipes para otimizar a colaboração e a comunicação.



9) Evite todas as reuniões desnecessárias.


As reuniões (principalmente as virtuais) devem ser utilizadas principalmente como um espaço para decisões da equipe.


Não faça uma reunião para que uma pessoa fique lendo apresentações, arquivos em word ou excel.


Isso deve ser enviado por email antecipadamente como leitura de todos.


Se uma reunião for realmente necessária para a tomada de uma decisão ou solução de problema, envie quaisquer documentos ou apresentações com antecedência e acorde que todos leiam o material antes da reunião.


Isso irá agilizar MUITO o processo de decisão na equipe.


Ao começar a reunião:


- tenha um slide pronto que resuma os itens que você precisa decidir ou solucionar com sua equipe.


- finalize com uma solução, uma pessoa responsável e um prazo para execução.



10) Reuniões de checkpoints periódicas são essenciais


Essa é uma das ações em que o líder poderá, de fato, gerar grande valor.

Esse é o momento de, por exemplo:


a) Identificar se as ações estão ocorrendo conforme o planejado e as expectativas.


b) Checar potenciais dificuldades e desafios de cada integrante da equipe.


c) Reconhecer trabalhos com resultados espetaculares.


d) Dar Feedbacks para que as ações gerem ainda mais impacto.



11) Desenvolva suas habilidades para trabalhar e liderar remotamente.


Faça uma avaliação das suas habilidades em liderar e trabalhar com equipes virtuais.

Procure feedback constante do seu time e de quem interage com você sobre o seu desempenho como líder de um time virtual.


Você dá espaço a todos?


Em que momentos você demonstra impaciência?


Você está dando mais oportunidades para alguns do que para os demais?


Estude, Leia e Busque o seu Auto Desenvolvimento.


Há na Internet uma infinidade de artigos e textos sobre este tema.


Um bem bacana é o "Getting Virtual Teams Right", da Harvard Business Review.


Mas vale a pena dar um Google e buscar outras referências.

Vídeos, Webinars, Artigos... O que não faltam são bons materiais sobre o tema.


Esse aqui, por exemplo, é bem bacana!




12) Busque um Mentor.


Caso você esteja iniciando suas primeiras experiências como líder de uma equipe remota, uma outra dica para o seu desenvolvimento é buscar líderes que já tenham passado por experiências semelhantes.


Que erros eles cometeram?


Quais foram os principais desafios que tiveram?


Como superam problemas com os integrantes da equipe?


Esse mentor pode se tornar uma excelente referência e fonte de diálogo para que você troque ideias e experiências sobre como melhor liderar seu time virtual.


Por fim, vale a pena ver um vídeo interessante da Prof. Leigh Thompson, da Kellog University, com 4 passos importantes para liderar times virtuais.


Super vale o Play!




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Torne-se PROTAGONISTA dessa nova REALIDADE


Eu acredito que NADA substitui o contato humano para estabelecer relações genuínas e ambiente de alta confiança.


Talvez todo esse ambiente mais remoto ainda não seja a realidade da maioria das empresas.


E caso ainda não seja, pode acreditar: isso vai mudar.


Tem a ver não só com a tecnologia em si, mas com o comportamento de novos valores que tem emergido na sociedade.


As pessoas querem mais autonomia.

Querem trabalhar em ambientes e com profissionais que os inspirem.

Querem atuar em empresas modernas.


Algumas empresas chegam ao extremo de se tornarem 100% remotas.


Nem todas as empresas conseguirão 100% remotas.

Mas essa tendência já está se tornando uma realidade.


É só ver a proliferação de espaços de co-working no Brasil e no Mundo.


A WeWork, que é a maior empresa de coworking do mundo, é hoje a empresa que possui mais espaços em Nova York. Criada há 7 anos, ela vale hoje cerca de US$ 20 bilhões. E vem crescendo exponencialmente.


Sinal dos tempos. Tempos de mudança.

Na forma como vamos operar e trabalhar.


Não aguarde a mudança para se preparar.

Seja você o protagonista dessas mudanças na sua organização.


Em todas as organizações que atuei nos últimos 15 anos, eu tinha meu modelo de gestão com minha equipe.


Por diversas vezes, dependendo dos projetos que estavam tocando, eles trabalhavam de casa ou de qualquer lugar que fossem mais produtivos.


Em especial, quando precisávamos de trabalhos com altíssima qualidade feitos em alta velocidade.


Para isso acontecer, você precisa, é claro gerar um senso de confiança gigantesco na empresa em que você atua. Não só na qualidade do seu trabalho.


Essa é uma filosofia de trabalho que eu acredito. Mas só serve quando trabalhamos e tratamos os profissionais que estão atuando com a gente como adultos.


O trabalho não é um lugar onde você vai. É o que você faz.


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